Règlement intérieur

 

  1. Objet.
  2. Administration.
  3. Composition du bureau.
  4. Assemblée Générale.
  5. Tenue de l’Assemblée Générale de la section.
  6. Eligibilité, élections, quorum.
  7. Modalité pour la constitution du bureau de section.
  8. Dissolution du bureau de section.
  9. Litiges.
  10. Fonctionnement.
  11. Révision du règlement intérieur.
  12. Divers.

 

 

Objet :

 

L’objet du présent document est de préciser l’organisation et le fonctionnement de la section Tennis de Table conformément aux dispositions statuaires de l’Association Omnisports des J3 Sports Amilly à laquelle elle est rattachée.

Elle s’engage donc à se conformer aux statuts et au règlement intérieur des J3 Sports Amilly.

En cas d’erreur, d’omission ou de contradiction entre un article du présent règlement et les statuts et/ou le règlement intérieur du J3 Sports Amilly ces derniers font foi.

Ce présent règlement est également en accord avec le Règlement Intérieur de la Fédération Française de Tennis de Table (FFTT) et celle de L’Union Française des Œuvres Laïques d’Education Physique (UFOLEP) aux quelles la section est affiliée pour la pratique de ce sport.

 

Administration :

 

La section est administrée par un bureau élu par les membres de la section lors de l’Assemblée Générale. Il a qualité pour prendre toutes les dispositions utiles à la bonne marche ordinaire :

  • Dans le cadre des moyens qui lui sont attribués.
  • Selon les dispositions arrêtées par le Comité Directeur.
  • En conformité avec le budget préalablement présenté au Comité Directeur et approuvé par lui.
  • Sous réserve d’exposer pour décision au Comité Directeur toute question susceptible d’avoir une répercussion importante sur l’activité de la section, l’activité générale du club ou la trésorerie générale.
  • Sans pouvoir en aucun cas dépasser les limites d’autonomie que le Comité Directeur a fixées ni de consentir de contrat sous quelque forme ou de quelque nature qu’il soit, directement ou indirectement susceptible d’engager la responsabilité du club omnisports et de son Comité Directeur.
  • Les décisions du bureau de la section sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés  soit à main levée soit, si l’un des membres le demande, à bulletin secret. En cas de partage égal des voix, celle du président sera prépondérante.
  • Pour être valablement constitué et pour pouvoir délibérer, le bureau doit réunir au moins la moitié de ses membres dont le président ou le vice-président et avoir été régulièrement convoqué.

 

Composition du bureau :

 

La section est administrée par un bureau composé de :

  • au minimum, un président, un trésorier et un secrétaire, complété au besoin d’un vice-président, d’un trésorier adjoint et d’un secrétaire adjoint,
  • au maximum de 8 membres élus.

Le renouvellement du bureau de la section se fait par quart tous les ans à l’Assemblée Générale de la section.

Les candidatures pour un poste du bureau sont individuelles et doivent parvenir au Président de section au moins 15 jours avant la date de l’Assemblée Générale.

Les fonctions de membres du bureau sont assurées gratuitement et sont incompatibles avec :

  • Une fonction de dirigeant dans un autre club sportif de même discipline, sauf dérogation approuvée pas le Comité Directeur.
  • Une rémunération reçue de l’association, d’une autre association sportive ou d’un tiers quelconque à raison d’activités sportives au titre de dirigeant-organisateur ou instructeur.

 

Assemblée Générale :

 

La section tient une Assemblée Générale annuelle, au moins avant celle des J3 Sports Amilly. Cette dernière se compose de l’ensemble des personnes inscrites aux activités organisées par la section.

Sa convocation est à l’initiative du bureau qui en fixe la date, le lieu et l’ordre du jour. Elle peut être également convoquée à la demande d’un quart au moins des personnes qui la composent.

L’Assemblée Générale de la section Tennis de Table doit être convoquée par voie de presse quinze jours au moins avant la date fixée.

L’ordre du jour est déposé au Comité Directeur 21 jours francs avant la date fixée pour l’assemblée.

L’ordre du jour comporte obligatoirement les points suivants :

  • Approbation du Procès verbal de l’Assemblée Générale précédente en cas d’élection d’un nouveau président.
  • Rapport moral sur l’activité de la section par le secrétaire ou le président.
  • Rapport financier de l’exercice par le trésorier.
  • Allocution du président.
  • Election avec indication du nombre de postes à pourvoir.
  • Questions diverses.

L’ordre du jour rappelle les conditions et les formalités à remplir pour être candidat au bureau.

 

Tenue de l’Assemblée Générale de la section :

 

Le président de la section assisté de son bureau déclare l’assemblée ouverte et fait procéder au pointage nominatif des inscrits présents. Dans le cas où il y a eu un changement de présidence, Le nouveau président demande si le bureau approuve le Procès Verbal de la précédente Assemblée Générale, puis il :

  • Donne la parole au secrétaire pour le rapport moral et propose son adoption sans délibération à main levée.
  • Donne la parole au trésorier pour le rapport financier qui est soumis aux mêmes procédures que précédemment.
  • Prononce son allocution qui n’est pas soumise aux formalités d’adoption.
  • Ayant proclamé les nombres de membres électeurs présents, il constate s’il y a lieu que le quorum est atteint et fait procéder aux opérations de vote. Les électeurs choisissent les candidats en respectant le nombre maximum de huit membres.
  • Dès que le dépouillement est terminé le président proclame les résultats du vote en indiquant le nombre de voix recueillies.
  • Déclare élus, dans la limite des sièges à pourvoir, les candidats ayant recueillis le plus grand nombre de voix.
  • Aborde les questions diverses où seront évoquées en premier lieu et mises en discussion les questions qui auront été posées par écrit avant l’assemblée, ensuite seulement, la parole sera donnée aux interpellateurs éventuels.

Il ne peut être procédé à un vote sur questions diverses, seules les questions explicitement inscrites à l’ordre du jour et mentionnées sur les convocations peuvent faire l’objet d’un vote.

Le président du club omnisports et les membres du Comité Directeur ont qualité pour assister aux assemblées générales de la section. Ils veillent à l’application des statuts et des règlements ainsi qu’au respect de l’ordre du jour et au bon déroulement des travaux de l’Assemblée Générale. Il est indispensable qu’un membre du Comité Directeur soit présent à cette Assemblée Générale pour être valide.

Dès que son ordre du jour est épuisé, le président de la section prononce la clôture de l’Assemblée Générale et mention en est faite au procès-verbal.  Une copie du procès-verbal est adressée dans le mois qui suit l’assemblée au Comité Directeur.

 

Eligibilité, élections, quorum :

 

  • Pour être électeur, il faut :
  1. Être inscrit à la section depuis plus de six mois au jour de l’élection.
  2. Être à jour de sa cotisation.
  3. Être âgé de 16 ans révolus le jour de l’Assemblée Générale ou être représenté par son représentant légal le jour de l’élection. Le représentant légal vote uniquement pour les enfants de moins de 16 ans dont il a la charge.

 

  • Pour être éligible au bureau de la section il faut :
  1. Être inscrit à la section depuis plus de six mois au jour de l’élection.
  2. Être à jour de sa cotisation.
  3. Être âgé de 16 ans révolus le jour de l’élection.
  4. Le président, le trésorier et le secrétaire devront être âgés de 18 ans au moins le jour de l’élection.
  5. Ne pas être soumis aux conditions restrictives de l’article 3 ci-avant.
  6. Perte d’éligibilité en cours de mandat si l’une des conditions énumérées ci-dessus n’est plus respectée.
  7. Pour être élu au bureau il faut en outre avoir obtenu le plus grand nombre de voi
  8. Les membres de la section âgés de moins de 16 ans ont une voix consultative, mais ne sont pas électeurs.
  9. Quorum : Aucun quorum n’est nécessaire pour que l’Assemblée Générale de la section puisse valablement délibérer.

 

Modalité de la composition du bureau de section :

 

Les membres du bureau élus lors de l’Assemblée Générale se réunissent à l’initiative du doyen d’âge (ou l’ancien président) ou du président en exercice dans un délai raisonnable après l’Assemblée Générale pour se répartir les différentes fonctions.

Ils procèdent à bulletin secret ou à main levée à l’élection du président puis sous la présidence du président élu à l’élection des membres du bureau, au moins le :

  • Trésorier
  • Secrétaire

Ils peuvent nommer également :

  • un vice-président, un trésorier adjoint et un secrétaire adjoint.
  • des responsables de commission dont les attributions seront définies. Chaque responsable de commission choisit ses membres au sein de la section en fonction de ses compétences et/ou disponibilités. Il peut faire appel à des personnes non inscrites à la section avec l’accord du bureau.

Dès que le bureau est constitué, le président donne connaissance de sa composition au Comité Directeur des J3 Sports Amilly.

Tout membre du bureau de la section qui aura, sans excuse acceptée par celui-ci, manqué trois séances consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.

Les membres du bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution pour la fonction qui leur est confiée.

Toutefois, ils peuvent être défrayés sous forme de dons aux œuvres afin de le déduire de leur déclaration fiscale. La demande doit être signée par le président de la section. Le reçu sera établi par le président ou le trésorier des J3 Sports Amilly, seuls habilités à le faire.

 

Dissolution du bureau de la section :

 

En cas de vacance imprévue de la présidence de la section, en l’absence d’un vice-président, le bureau provoque une Assemblée Générale de la section dont l’objet est la constitution d’un nouveau bureau. La présidence de la section est assurée par le président de l’association omnisports jusqu’à l’élection du nouveau président de section.

RAPPEL : Le Comité Directeur des J3 Sports Amilly a le pouvoir pour toute raison grave ou motivée de prononcer la dissolution du bureau de la section et d’en assurer la gestion, en particulier dans le cas où le bureau serait dans l’incapacité d’administrer la section dans le respect de l’association. Le Comité Directeur des J3 Sports Amilly aurait qualité pour :

  • Le constater et en prendre acte.
  • Prononcer la dissolution du bureau.
  • Convoquer une Assemblée Générale de la section en vue de nommer un nouveau bureau.

Le conseil d’administration des J3 Sports Amilly sur proposition du Comité Directeur peut suspendre les activités de la section ou en décider la suppression.

 

Litiges :

 

En cas de litiges survenant au sein de la section et non susceptible d’être réglés amiablement par le bureau, le président de section ou le bureau exécutif peut saisir le Comité Directeur qui prendrait toute décision utile quant à la suite à donner. Toute sanction disciplinaire pouvant entraîner l’exclusion d’un des membres de la section ne pourra être prise que par le Comité Directeur des J3 Sports conformément aux articles 6 et 7 des Statuts.

Le bureau est responsable de la marche générale de l’association, en particulier :

Le trésorier de la section est chargé impérativement :

La section n’étant pas habilitée à ouvrir ou à clôturer un compte bancaire ou postal, le trésorier de la section le demande au président des J3 Sports en cas de besoin.

Inscription famille : Dans le cas où trois membres d’une même famille sont inscrits à la section, le plus jeune des 3 ne paie que la licence fédérale, la cotisation lui est offerte.

Assurances :

La section doit :

En cas de transport de personnes effectué par un membre ou parent de licenciés dans son véhicule, il est de la responsabilité du conducteur de vérifier qu’il est assuré pour transporter des tiers. Une autorisation parentale sera demandée lors de tout déplacement effectué par un tiers. Il est de la responsabilité des parents de fournir l’équipement obligatoire au transport des enfants conformément au code de la route.

Utilisation des locaux :

Horaires : Ils sont affichés et communiqués aux licenciés et parents en début de saison. Pour que les entraînements puissent être efficaces, il est demandé aux licenciés d’arriver à l’heure pour les entraînements et les compétitions.

Annulation de l’activité : L’encadrant ou à défaut un membre du bureau devra informer les licenciés ou les parents de l’annulation de l’activité. Dans ce cas et quelque soit le motif de l’annulation la section ne pourra pas être tenue responsable d’un éventuel sinistre survenant à l’adhérent dans le gymnase.

Licenciés mineurs : Quel que soit l’activité effectuée (Entraînement, compétition…) et son lieu (Dans nos locaux ou à l’extérieur), les parents (ou leurs représentants) doivent s’assurer de la prise en charge, à l’intérieur du gymnase concerné, de l’enfant par l’entraîneur, le responsable de la salle ou à défaut par un élu du bureau. Dans le cas contraire, la responsabilité du club ou de ses dirigeants ne pourra être mise en cause. En fin de séance, il est du devoir de l’entraîneur ou du responsable de l’activité de s’assurer que l’enfant est repris en charge par ses parents ou représentant légal (à l’intérieur du gymnase). Il est de la responsabilité des parents d’être ponctuels pour récupérer leurs enfants. Des retards répétés pourront justifier l’exclusion du licencié. En cas d’absence du jeune, les parents ou le représentant légal devront prévenir l’entraîneur.

Droit à l’image : Le club sera amené au cours de la saison sportive à photographier ou filmer, votre enfant à l’occasion des activités auxquelles il va participer (par exemple : entraînements, compétitions, manifestations diverses entrant dans l’objet social,…). Il ne s’agit pas de photographies individuelles d’identité mais de photos de groupe ou bien de vues montrant des enfants en activité. Ces images seront exclusivement destinées à présenter et/ou promouvoir la section sportive (par exemple par le biais du site internet des J3 Sports, de « lettres d’information du club, d’expositions sur les J3…) et à être conservées comme archives historiques du club. L’autorisation à photographier, à filmer et à publier pour les utilisations précisées ci-dessus sera demandée chaque année aux parents ou tuteurs sur le bulletin d’inscription. La section se déchargera alors de toute responsabilité d’utilisation frauduleuse de l’image par une tierce personne qui pourrait en être faite.

Frais engagés pour la pratique sportive :

Toute proposition de modification du présent règlement intérieur devra être adressée au Comité Directeur. Après étude, toute modification retenue par le Comité Directeur sera présentée au bureau  lors d’une réunion du conseil d’administration. Le présent règlement devra être validé par le président et le secrétaire de section et par le président des J3 Sports Amilly pour être entériné.

Règlement adopté au bureau de la section Tennis de Table après approbation du Comité Directeur, le 7 janvier 2013.

Il sera présenté au cours de la prochaine Assemblée Générale et diffusé à tous les membres de la section. Une copie sera affichée dans les locaux de la section pendant une période d’au moins 2 mois.

 

Fonctionnement :

 

Le bureau est responsable de la marche générale de l’association, en particulier :

  • La section gère ses finances dans les limites fixées annuellement par son budget prévisionnel présenté au conseil d’administration du Club Omnisports. Toute dépense non prévue au budget prévisionnel de la section doit être autorisée par le trésorier général sauf en cas d’urgence. Dans cette hypothèse, le trésorier de la section doit informer le trésorier général dans les meilleurs délais.
  • Il arrête le budget prévisionnel de la section, demande des subventions et les utilise selon les attributions et dans les conditions qui lui sont fixées.

Le trésorier de la section est chargé impérativement :

  • De tenir une comptabilité complète de toutes les recettes ainsi que de toutes les dépenses, le cahier de trésorerie.
  • De produire un bilan financier.
  • De transmettre au Comité Directeur à la date fixée par le trésorier général l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation d’un compte de résultat et d’un bilan.

La section n’étant pas habilitée à ouvrir ou à clôturer un compte bancaire ou postal, le trésorier de la section le demande au président des J3 Sports en cas de besoin.

Inscription famille : Dans le cas où trois membres d’une même famille sont inscrits à la section, le plus jeune des 3 ne paie que la licence fédérale, la cotisation lui est offerte.

Assurances :

La section doit :

  • Informer ses licenciés qu’ils peuvent souscrire une assurance individuelle corporelle complémentaire et de l’intérêt à posséder une individuelle-accident.
  • Peut proposer d’y souscrire par la compagnie d’assurance du club en informant sur les garanties et permettre aux licenciés de s’assurer ailleurs.
  • Les biens utilisés par la section sont assurés, par contre, les biens et effets personnels des licenciés ne le sont pas. En conséquences la section Tennis de Table ne peut être tenue pour responsable du vol des effets personnels dans les locaux ou lors des sorties organisées.

En cas de transport de personnes effectué par un membre ou parent de licenciés dans son véhicule, il est de la responsabilité du conducteur de vérifier qu’il est assuré pour transporter des tiers. Une autorisation parentale sera demandée lors de tout déplacement effectué par un tiers. Il est de la responsabilité des parents de fournir l’équipement obligatoire au transport des enfants conformément au code de la route.

Utilisation des locaux :

  • Une convention d’utilisation des locaux doit être annuellement ou pluri annuellement signée par le président de la section, le président du club omnisports et la municipalité ou le propriétaire du local.
  • Une lettre émanant de la municipalité sera affichée dans les locaux pour déterminer le cadre d’utilisation des locaux mis à disposition.
  • En cas de dégradation volontaire du matériel, leurs auteurs ou les parents seront redevables des frais engagés. Ces décisions devront être prononcées par le Bureau à la majorité simple (En cas de partage, la voix du président est prépondérante).

Horaires : Ils sont affichés et communiqués aux licenciés et parents en début de saison. Pour que les entraînements puissent être efficaces, il est demandé aux licenciés d’arriver à l’heure pour les entraînements et les compétitions.

Annulation de l’activité : L’encadrant ou à défaut un membre du bureau devra informer les licenciés ou les parents de l’annulation de l’activité. Dans ce cas et quelque soit le motif de l’annulation la section ne pourra pas être tenue responsable d’un éventuel sinistre survenant à l’adhérent dans le gymnase.

Licenciés mineurs : Quel que soit l’activité effectuée (Entraînement, compétition…) et son lieu (Dans nos locaux ou à l’extérieur), les parents (ou leurs représentants) doivent s’assurer de la prise en charge, à l’intérieur du gymnase concerné, de l’enfant par l’entraîneur, le responsable de la salle ou à défaut par un élu du bureau. Dans le cas contraire, la responsabilité du club ou de ses dirigeants ne pourra être mise en cause. En fin de séance, il est du devoir de l’entraîneur ou du responsable de l’activité de s’assurer que l’enfant est repris en charge par ses parents ou représentant légal (à l’intérieur du gymnase). Il est de la responsabilité des parents d’être ponctuels pour récupérer leurs enfants. Des retards répétés pourront justifier l’exclusion du licencié. En cas d’absence du jeune, les parents ou le représentant légal devront prévenir l’entraîneur.

Droit à l’image : Le club sera amené au cours de la saison sportive à photographier ou filmer, votre enfant à l’occasion des activités auxquelles il va participer (par exemple : entraînements, compétitions, manifestations diverses entrant dans l’objet social,…). Il ne s’agit pas de photographies individuelles d’identité mais de photos de groupe ou bien de vues montrant des enfants en activité. Ces images seront exclusivement destinées à présenter et/ou promouvoir la section sportive (par exemple par le biais du site internet des J3 Sports, de « lettres d’information du club, d’expositions sur les J3…) et à être conservées comme archives historiques du club. L’autorisation à photographier, à filmer et à publier pour les utilisations précisées ci-dessus sera demandée chaque année aux parents ou tuteurs sur le bulletin d’inscription. La section se déchargera alors de toute responsabilité d’utilisation frauduleuse de l’image par une tierce personne qui pourrait en être faite.

Frais engagés pour la pratique sportive :

  • Les frais de déplacements collectifs (frais kilométriques et de péage uniquement), pour les championnats (FFTT ou UFOLEP) par équipes à l’extérieur, seront pris en charge par la section selon un barème kilométrique fixé chaque année par le bureau ou de préférence par un dédommagement par dons aux œuvres déductibles d’impôts selon les barèmes en vigueur du code des impôts, sous réserve d’être justifiés par note de frais.
  • D’autres frais engagés pour des déplacements (Frais kilométriques, hébergement, restauration…) pourront être pris en compte par la section pour des manifestations particulières sous réserve d’accord préalable par le Bureau et d’être justifiés par note de frais motivant la raison du déplacement et le nom des participants avec tous les justificatifs de paiement, y compris le lieu, le nombre de kilomètres parcourus, la puissance fiscale du véhicule (Copie de la carte grise à fournir).

 

Révision du règlement intérieur :

 

Toute proposition de modification du présent règlement intérieur devra être adressée au Comité Directeur. Après étude, toute modification retenue par le Comité Directeur sera présentée au bureau  lors d’une réunion du conseil d’administration. Le présent règlement devra être validé par le président et le secrétaire de section et par le président des J3 Sports Amilly pour être entériné.

 

Divers :

 

Règlement adopté au bureau de la section Tennis de Table après approbation du Comité Directeur, le 7 janvier 2013.

Il sera présenté au cours de la prochaine Assemblée Générale et diffusé à tous les membres de la section. Une copie sera affichée dans les locaux de la section pendant une période d’au moins 2 mois.

 

Le président de section                                    Le secrétaire de section                                   La présidente des J3 Sports